Toinen ViestiStipendin saajista, Sofia Tikanmäki, kertoo Viestin blogissa oppejaan pro gradu -tutkielmastaan ’’Monitahoinen strateginen viestintä. Tapaustutkimus organisaatioviestinnästä media-alan työnantajajärjestöjen toimintasuunnitelmissa ja viestijöiden käsityksissä.’’ Tutkielman pääset lukemaan kokonaisuudessaan täältä.

Viestintä blogi vieraskynä

Viestinnän ammattilaisten näkökulmasta viestintä on äärimmäisen tärkeä osa minkä tahansa organisaation toimintaa. Usein viestijöillä on kuitenkin huoli siitä, ettei viestintää arvosteta työpaikalla, eikä viestinnän tehtäviä välttämättä ymmärretä. Hyvin usein viestintä voikin näyttäytyä pelkkänä organisaation tukitoimintona, vaikka viestinnän ottaminen osaksi organisaation strategiaa ja tavoitteiden saavuttamista voisi auttaa organisaatiota toimimaan entistä paremmin. Tässä strateginen viestintä astuu kuvaan.

Tarkastelin keväällä 2021 valmistuneessa maisterintutkielmassani työnantajajärjestöjen strategista viestintää, miten viestintää suunniteltiin ja miten viestintä kytkettiin osaksi organisaation tavoitteita. Aineistona tutkielmassani oli media-alan työnantajajärjestöjen toimintasuunnitelmat sekä järjestöissä työskentelevien viestijöiden haastattelut.

Strategisen viestinnän avulla saavutetaan organisaation tavoitteita

Strateginen viestintä nähdään viestintänä, jonka avulla pyritään saavuttamaan organisaation tavoitteita. Tätä kautta viestintä hahmottuu olennaiseksi osaksi organisaation toimintaa: onhan viestintä yksi palikka, joka auttaa organisaatiota kohti haluttua lopputulosta. Strategisen viestinnän käsitteen avulla voidaan hahmottaa sekä korostaa viestinnän keskeistä roolia organisaatioissa.

Viestinnän suunnittelussa on parantamisen varaa

Viestinnän suunnittelu ei ole itsestäänselvyys, jota toteutetaan automaattisesti. Usein suunnittelu voi olla jopa puutteellista tai suurpiirteistä. Tutkielmani tulosten mukaan viestinnän suunnittelu ei yllä jokapäiväiseen työhön asti, eikä suunnittelua tehdä niin, että siitä olisi hyötyä viestinnän käytännön toteutuksessa.

Suunnittelemattomuus vaikuttaa viestijöiden työhön hyvinkin konkreettisesti. Suunnitelmien puuttuminen lisää ennakoimattomuutta ja hektisyyden tunnetta arjessa. Tutkimuksen haastateltavat kertoivat, että työtehtäviä vain ilmaantuu ja viestintää tehdään, kun jotakin tulee eteen. Viestintää ei siis suunniteltu tai sitä ei viety konkreettisesti käytännön viestintätyöhön.

Yksi tutkituista järjestöistä kuitenkin poikkesi muista: heillä oli suunnitelma viestinnälle sekä vuosikello, joiden avulla viestintää toteutettiin myös käytännössä. Tämän järjestön haastatteluissa ei ollut puhettakaan työn ennakoimattomuudesta. Vaikka tästä ei vielä voida tehdä suoria johtopäätöksiä, on hyvä nostaa esiin viestintäsuunnitelman ja vuosikellon mahdollinen merkitys työn hallitsemisessa ja ennakoinnissa.

Viestinnän strategisuutta joko on tai ei

Viestinnän strategisuus näyttäytyi tutkimuksessa kahtiajakoisena. Viestijät näkivät viestinnän luonnollisesti olennaisena osana organisaatiota ja sen tavoitteiden saavuttamista. Kun strategisuus huomioitiin, viestinnän toimenpiteet ja tavoitteet yhdistettiin organisaation yleisiin tavoitteisiin.

Toisaalta viestinnän strategisuus voi olla hyvinkin näkymätöntä: organisaation tavoitteet tiedetään, mutta viestintää ei juuri mietitä tavoitteiden kautta. Jopa organisaatioiden toimintasuunnitelmissa viestintää saatettiin käsitellä irrallisena muusta toiminnasta ja organisaation tavoitteista.

Strategisen viestinnän pitäisi aina lähteä organisaation tavoitteista, arvoista, missiosta ja visiosta. On tärkeää, että viestijät pohtivat, miten he voivat viestinnällä toteuttaa organisaation strategiaa.

Mitä tästä kaikesta voidaan sitten saada irti viestijän arkeen?

Viestinnän suunnitteleminen on hyvin tärkeää työn hallitsemisen ja ennakoitavuuden vuoksi. Viestijän työ on usein luonteeltaan hektistä ja joskus ajankohtaisia asioita vain tulee eteen, ja niihin pitää pystyä reagoimaan tilanteesta riippumatta. Stressiä ja kuormaa voidaan kuitenkin helpottaa sillä, että viestintää pyritään tekemään yhä suunnitelmallisemmin.

Myös viestinnän strategisuuden huomioiminen on tärkeää. Viestinnän ammattilaisilla on mahdollisuus käytännön työn lisäksi myös kehittää organisaation toimintaa. Viestijä voi olla myös strategisemmassa kehittäjän roolissa.

Tärkeää onkin liittää viestintä organisaation olemassaolon tarkoitukseen – sen tavoitteisiin. Kun viestintä on liitetty organisaation ytimeen, voi se kehittää organisaatiota yhä paremmaksi. Viestintä menettää merkityksensä, jos se toimii irrallaan muusta organisaatiosta.

Sofia Tikanmäki

Vieraskynän kirjoittaja Sofia Tikanmäki on viestinnästä ja kielestä syttyvä viestinnän tuore ammattilainen. Hän on valmistunut valtiotieteiden maisteriksi viestinnästä ja filosofian maisteriksi suomen kielestä Helsingin yliopistosta. Sofia työskentelee parhaillaan media-alan parissa viestinnän suunnittelijana Medialiitossa sekä Media-alan tutkimussäätiössä. Sofia on myös Viesti ry:n jäsen ja toinen ViestiStipendin saajista keväällä 2021.