On se sallittua!

Sosiaalisen median käyttö on suositeltavaa – myös virkamiehille. Nyt siitä on oikein mustaa valkoisella, kun asia on kirjattu valtion virkamieseettisen neuvottelukunnan kesäkuussa annettuun suositukseen.

Vaikka sosiaalinen media on ollut osa arkista viestintää jo pitkään, arastellaan sen hyödyntämistä varsinkin julkisella puolella vieläkin. Viestijät osaavat kyllä välittää uutiset erilaisissa sosiaalisen median kanavissa ja opettelevat innoissaan uusia työvälineitä, mutta asiantuntijoille kynnys vauhdikkaaseen ja hallitsemattomaan some-maailmaan tuntuu yhä korkealta. Väärinymmärrysten vaara pelottaa ja omaa rooliaan on vaikea mieltää.

Uuden suosituksen mukaan julkisen hallinnon edustajat ovat erityisessä suhteessa kansalaisiin. Sosiaalisen median käyttö parantaa virkamiesten mahdollisuuksia tavoittaa kansalaiset laajasti ja nopeasti. Se voi myös lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä, suositus toteaa.

Somessa voi olla läsnä siellä, missä palveluiden asiakaskuntakin liikkuu. Siellä voi välittää tietoa ja kertoa viranomaisten toimintatavoista, vastata jatkokysymyksiin, korjata virheellisiä käsityksiä, osallistaa, luoda luottamusta ja vahvistaa yhteisöllisyyttä. Somessa tieto leviää nopeammin ja laajemmalle kuin perinteisissä tiedotuskanavissa. Usein somessa välitetty tieto koetaan myös virallisia tiedotteita uskottavammaksi. Somessa on myös runsaasti mahdollisuuksia verkostoitua, osallistua, oppia, jakaa ja rakentaa omaa asiantuntijaprofiiliaan.

Hyötyjen lisäksi hallinnon toimijoiden on oltava tietoisia sosiaalisen median erityispiirteistä, suositus muistuttaa. Laajan ja hajanaisen vastaanottajakunnan sisällä viestien tulkinta voi vaihdella ja väärinkäsitysten ja tahallisten väärintulkintojen riski kasvaa. Siksi sosiaalisessa mediassa viestittäessä on oltava erityisen huolellinen. Kaikessa vuorovaikutuksessa on säilytettävä hyvät käytöstavat. Myös silloin kun virkamies käyttää sosiaalista mediaa omalla ajallaan ja yksityishenkilönä, hänen on syytä muistaa vastuunsa virkamiehenä. Sosiaalisessa mediassa korostuukin oma harkinta ajasta ja paikasta riippumatta. Hyviä neuvoja kaikille, myös muille kuin virkamiehille.

Varoittelua painavampi viesti on kuitenkin toteamus, että jo virasto tai virkamiehen asema sinänsä voivat edellyttää sosiaalisen median käyttöä. Muutenkin somen käyttö on suositeltavaa. Jos aloittaminen tuntuu hankalalta, aloittaa voi ihan pienillä askelilla. Viestintää tarvitaan asiantuntijoiden tueksi kertomaan somen käyttömahdollisuuksista ja hyödyistä sekä sparraamaan hankalissa tilanteissa. Loman jälkeen on oivallinen hetki aloittaa!

Heli Holm

Kirjoittaja on Espoon kaupungin sivistystoimen viestintäpäällikkö ja Viestin hallituksen jäsen.